Відділ комплектування та наукової обробки літератури – один з основних структурних підрозділів бібліотеки. Звідси починається шлях книги до читачів.
Головне завдання відділу – здійснення оперативного та систематичного формування книжкового фонду та бази електронної інформації для забезпечення навчально-виховної і науково-дослідницької діяльності в університеті. Фонд наукової бібліотеки університету на сьогоднішній день складає 176385 одиниць зберігання, серед них: навчальних видань – 81232 прим., наукової літератури – 11515 прим.; державною мовою –117452 прим. (67%), іноземною мовою – 22493 прим.(13%). Передплата бібліотеки на 2019 рік – близько 70 назв вітчизняних газет та журналів.
Основними функціями відділу є комплектування та облік бібліотечного фонду, систематизація та бібліографічний опис нових надходжень, відображення фонду в інформаційно-пошуковій системі бібліотеки ( АІБС «УФД/Бібліотека»).
Відділом комплектування систематично виконується комплекс робіт із замовлення та придбання літератури, періодичних і електронних видань для поповнення фонду бібліотеки: аналізується книгозабезпечення студентів підручниками та навчальними посібниками; надаються кафедрам та іншим структурним підрозділам університету каталоги, прайси видавництв, покажчики періодичних та інформаційних видань, які отримує бібліотека; збирається інформація з кафедр про нові дисципліни для створення і коригування плану комплектування.
Основними джерелами поповнення бібліотечного фонду друкованими та іншими документами є:
Кожного року бібліотека поповнює свій фонд в середньому на 1000-2000 примірників. Суттєвим джерелом доповнення фонду рідкісної, наукової та навчальної літератури є подарунки від читачів, авторів, кафедр нашого університету ( 500-1000 прим. щорічно).
Багато літератури наукова бібліотека ЧНУ имені Петра Могили отримали в подарунок від української діаспори з Америки та Канади.
Минулого року із США надійшла велика колекція книг із власної бібліотеки літературознавця українського походження професора В. Кейса.
Значну частину книг складає література філологічного напряму: фундаментальні літературні та літературознавчі антології, мовознавчі та художні видання, історичні наукові дослідження. Вся література англійською, німецькою та польською мовами.
Суттєвим внеском в фонд наукових видань є подарунки Українського наукового інституту Гарвардського університету.
Міжнародна компанія «DANIA International Study in Ukraine» своїми дарунками поповнює фонд навчальної літератури для іноземних студентів Медичного інституту.
Окрім того, відділ здійснює облік бібліотечного фонду. Сумарний та інвентарний облік документів є обов’язковим в організації фондів кожної бібліотеки для встановлення кількості документів у підрозділах та по бібліотеці в цілому. Він відображає надходження документів та їхнє вибуття, забезпечує контроль за рухом фонду. Нові надходження приймаються та розподіляються між структурними підрозділами бібліотеки. Загублена, зношена та застаріла література періодично списується.
Важлива і відповідальна робота відділу є систематизація нових видань відповідно до Універсальної десяткової класифікації (УДК), яка є міжнародною системою класифікаціі документів. Щоб безпомилково систематизувати документ, треба вірно визначитись з тематикою і цільовим напрямком видання. Не завадить також і знання іноземних мов у роботі з документами: англійською, німецькою, французькою, іспанською, польською та ішими мовами. Присвоєння авторского знаку відбувається відповідно «Таблиць авторських знаків». Цей знак є у складі шифру зберігання документів у фонді.
Відділ здійснює бібліографічний опис документів нових надходжень згідно зі стандартом ДСТУ ГОСТ 7.1 : 2006, який забезпечує сумісність бібліографічних даних як на вітчизняному, так і на міжнародному рівні, полегшує процеси розуміння та обміну інформації. Після технічної обробки видання перенаправляються до книжкового фонду.
Весь книжковий фонд наукової бібліотеки ЧНУ імені Петра Могили відображений в інформаційно-пошуковій системі (АІБС «УФД/Бібліотека»):
Реєстрація документу в електронному каталозі відбувається за відповідною формою «Бібопис документа», яка складається із загального та спеціальних полів.
Система «УФД/Бібліотека» дає змогу електроннному каталогу друкувати каталожні картки в єдиному стандартному вигляді, які поповнюють систему традиційних карткових каталогів: алфавітний службовий каталог, алфавітний читацький каталог, систематичний каталог, алфавітний і систематичний каталоги іноземними мовами. Традиційні каталоги постійно оновлюються і редагуються.
Отже, діяльність відділу комплектування та наукової обробки літератури дуже об’ємна, кропітка і відповідальна. Досконально та правільно організований фонд – це запорука успішної роботи всіх підрозділів бібліотеки.
